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Datenschutzerklärung

Stand: September 2026 · gilt für die Web-App und die Android-App „The Wired Room"

1. Verantwortlicher

The Wired Room Ltd., Efesou 9, Paralimni, Zypern (Registernummer HE 465495), E-Mail: support@thewiredroom.ai.

2. Wofür die App da ist und wer sie nutzt

The Wired Room ist die Betriebssoftware für unsere Ferienwohnungen. Sie wird von unseren Mitarbeitenden und Partnern (Leitung, Reinigungs-Crew, Handwerk) genutzt, um Buchungen, Anreisen, Reinigungen, Aufgaben und Gastnachrichten zu bearbeiten. Gäste nutzen einen getrennten Bereich (Gäste-Portal) für Online-Check-in, Zugang und Aufenthaltsservices.

3. Konten von Mitarbeitenden und Partnern

Für den Zugang verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort bzw. Login-Links, Anmeldezeitpunkte sowie technisch notwendige Sitzungs-Cookies. Zweck ist die Bereitstellung des Arbeitswerkzeugs und die Zugriffskontrolle (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Tätigkeiten in der App (z. B. erledigte Reinigungen, gesendete Nachrichten, Änderungen an Buchungen) werden mit Zeitstempel und Konto protokolliert, um Abläufe nachvollziehen und Missbrauch erkennen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Benachrichtigungen

Wenn du Benachrichtigungen erlaubst, speichern wir das Push-Abonnement deines Geräts (technische Adresse und Schlüssel) und senden dir Hinweise zu Anreisen, Nachrichten, Aufgaben und Störungen. Die Erlaubnis ist freiwillig (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und lässt sich jederzeit in den Geräte- bzw. Browsereinstellungen zurücknehmen.

5. Fotos und Uploads

Die Crew kann Fotos zu Reinigungen, Checklisten und Schäden hochladen. Diese Aufnahmen dienen der Dokumentation des Zustands der Wohnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Bitte keine Personen fotografieren. Die Kamera wird nur genutzt, wenn du sie für einen Upload auswählst.

6. Gästedaten, die in der App sichtbar sind

Mitarbeitende sehen die für ihre Aufgabe nötigen Gästedaten: Name, Aufenthaltszeitraum, Wohnung, Personenzahl, Nachrichtenverlauf und Sonderwünsche. Diese Daten stammen aus den Buchungsplattformen (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Direktbuchung) und werden über den Channel-Manager Beds24 (Beds24.com GmbH, Deutschland) als Auftragsverarbeiter synchronisiert. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Beherbergungsvertrags mit dem Gast (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zugriffe sind rollenbasiert: Die Crew sieht nur, was für die jeweilige Mission nötig ist; Ausweisdaten aus dem Online-Check-in sind der Leitung vorbehalten.

7. KI-gestützte Funktionen

Zur Entlastung des Teams erstellt die App Antwortentwürfe für Gastnachrichten, übersetzt Nachrichten, fasst Bewertungen zusammen und erkennt Anliegen (z. B. „Handtücher fehlen"). Dafür werden Nachrichtentexte, Bewertungstexte und Wohnungsinformationen an Anthropic PBC (USA, Modell „Claude") übermittelt; Sprachnachrichten an den Team-Assistenten werden über OpenAI (USA, „Whisper") in Text umgewandelt. Beide Anbieter verarbeiten die Daten nach ihren API-Bedingungen ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und nutzen sie nicht zum Training ihrer Modelle. Entwürfe werden vor dem Versand von einem Menschen geprüft; eine automatische Beantwortung ohne Prüfung findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an schneller, konsistenter Gästekommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

8. Türzugang

Für Wohnungen mit smartem Schloss erzeugt die App zeitlich begrenzte Zugangscodes über Nuki (Nuki Home Solutions GmbH, Österreich). Gespeichert werden Code-Zeitraum und Zuordnung zu Aufenthalt bzw. Einsatz; Öffnungsvorgänge protokolliert Nuki nach eigenen Bedingungen. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

9. Weitere Dienstleister

10. Cookies und Tracking

Die App setzt nur technisch notwendige Cookies (Sitzung, Sprache). Es gibt keine Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Analysedienste.

11. Android-App

Die Android-App aus dem Google Play Store ist eine Hülle für diese Web-App (Trusted Web Activity). Sie erhebt keine zusätzlichen Daten; genutzte Berechtigungen sind Benachrichtigungen (optional) und Kamera bzw. Dateizugriff nur beim Hochladen von Fotos. Google erhält bei Installation und Nutzung Daten nach den Bedingungen von Google Play, auf die wir keinen Einfluss haben.

12. Speicherdauer

Mitarbeiterkonten bestehen für die Dauer der Zusammenarbeit und werden danach deaktiviert und gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Buchungs- und Kommunikationsdaten bewahren wir im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten auf. Fotos zu Reinigungen und Schäden löschen wir, sobald sie für Dokumentation oder Schadensabwicklung nicht mehr benötigt werden. Push-Abonnements werden entfernt, sobald sie ungültig werden oder die Erlaubnis widerrufen wird.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Wende dich dazu an support@thewiredroom.ai. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, in Zypern beim Office of the Commissioner for Personal Data Protection, Nikosia.

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